05 meilleures astuces Monday pour une gestion de projets IT optimisée

Vous n’êtes pas sans savoir que les outils dits collaboratifs occupent une place importante dans la gestion des projets. En effet, ces outils vous permettent de collaborer efficacement avec vos partenaires, qu’ils soient internes ou non. De plus, selon leurs capacités, ils peuvent vous aider à planifier et suivre les tâches liées à la réalisation de votre projet.

C’est dans ce registre particulier que se positionne le logiciel collaboratif Monday. Très facile à prendre en main, il vous aide à planifier et suivre l’évolution des tâches liées à l’exécution de votre projet. Toutefois, vous ne pouvez bénéficier de ces avantages de ce logiciel que si vous savez bien l’utiliser.

Justement, ce guide vous présente quelques astuces Monday à maîtriser pour gérer efficacement vos différents types de projets. Vous y découvrirez ce que c’est que le logiciel Monday, comment il fonctionne et enfin le top 05 des meilleures astuces à connaître pour une gestion efficace de projets avec ce merveilleux outil.  

Qu’est-ce que Monday ?

L’outil collaboratif Monday est un logiciel très adulé par les entreprises ou les particuliers qui ont besoin d’une base de travail solide. Considéré comme un système d’exploitation adapté au travail (Work Os), Monday est un logiciel centralisé, personnalisable et adapté pour la gestion des projets et du flux de travail.

Autrement dit, Monday est une plateforme qui vous aide à structurer vos informations ou à collaborer efficacement. De plus, vous pouvez également automatiser les tâches répétitives grâce à des tableaux visuels personnalisables et des intégrations avec d’autres outils.

Comment fonctionne Monday ?

Comme annoncé plus haut, le logiciel Monday.com est une plateforme de gestion du travail (Work OS) basée sur le cloud. Elle est conçue pour centraliser les projets, les tâches, les données et la collaboration au sein d’une seule interface intuitive et personnalisable. Cela permet aux équipes de différents secteurs d’activité d’organiser, suivre et automatiser leurs processus.

Par ailleurs, votre outil collaboratif s’adapte à de nombreuses tâches ayant rapport avec la gestion de vos projets, peu importe leur taille ou leur complexité. Ainsi, vous pouvez utiliser Monday pour gérer efficacement l’évolution de vos projets, qu’ils soient en rapport avec l’informatique, la finance, les études, etc.

En outre, l’utilisation du logiciel Monday par une entreprise ou un particulier est une méthode avantageuse à bien des égards. En effet, ce logiciel est doté de plusieurs fonctionnalités principales qui facilitent à la perfection, le suivi de l’évolution des tâches en accord avec vos différents projets. Autrement dit, grâce à Monday, vous pouvez :

• Prendre en main les activités de marketing ;
• Administrer des contrats et création de sociétés ;
• Gérer des actifs financiers ;
• Enregistrer des processus de création ;
• Mesurer de la performance et de l’avancement de chaque projet ;
• Gestion des sprints et de la feuille de route ;
• Enregistrer l’organisme de facturation de votre projet ; 
• Fructifier des ventes ;
• Faire des rapports à propos des relations avec les clients ;
• Intégrer Monday avec d’autres applications et outils digitaux.

Monday est plus qu’un logiciel de gestion de tâches et de projets. C’est en réalité un ensemble de plusieurs outils en un. Et grâce à ces nombreuses fonctionnalités, vous pouvez l’utiliser dans presque tous les aspects de votre activité.

Enfin, Monday propose un large éventail de fonctionnalités qui permettent aux équipes de gérer leurs projets de manière organisée. Voici quelques options phares de Monday :

• Tableaux Kanban personnalisables : vous pouvez utiliser des tableaux Kanban pour organiser et visualiser vos tâches selon les étapes de projet ou le flux de travail. Vous pouvez aussi personnaliser les colonnes pour répondre aux besoins spécifiques de votre équipe.
• Gestion des tâches et des délais : dans ce domaine, Monday est l’un des meilleurs. Son utilisation vous aide dans la création des tâches. En plus de les créer, il vous donne la possibilité de facilement les attribuer à des membres de l’équipe et de définir des dates d’échéance. Vous pouvez assurer un suivi précis des activités et des délais.
• Communication et collaboration : Monday facilite la communication au sein de votre équipe grâce aux commentaires, au partage de fichiers et aux notifications. Tenez tous les membres au courant des avancées et des changements pour garantir une fluidité dans l’exécution des tâches de votre projet.
• Suivi du temps et des ressources : suivez le temps passé sur chaque tâche et gérez les ressources comme il se doit. Grâce à Monday, vous pouvez identifier les goulots d’étranglement et optimiser la charge de travail de vos équipes, qu’elles soient internes ou non.
• Tableaux de bord et rapports : Monday vous aide dans la création de tableaux de bord personnalisés pour surveiller la performance de vos projets. Il vous aide également à générer des rapports visuels pour partager l’état du projet avec les parties prenantes.

Quelles sont les astuces (Top 5) à suivre pour une gestion de projet efficace avec Monday ?

Pour bénéficier des nombreux avantages offerts par votre outil de collaboration adapté à la gestion des projets, vous devez savoir l’utiliser. Cette utilisation passe par l’exploitation de certaines astuces permettant à vos équipes de gagner en productivité et en efficacité. Quelles sont ces astuces ? C’est ce que vous allez découvrir à travers cette section

Intégrer vos outils dans une seule plateforme

Généralement, la gestion des tâches en accord avec un projet demande l’utilisation de plusieurs logiciels ou programmes. Cela vous pousse donc souvent à jongler entre deux ou plusieurs logiciels, ce qui peut rapidement devenir une véritable corvée.

C’est justement là que Monday intervient. En effet, cet espace de travail vous offre une solution inédite : celle de vous fournir un seul et unique espace de travail en intégrant en son sein vos outils favoris. Grâce à cette astuce de Monday, le flux de travail de votre projet est simplifié et vous devenez plus efficace dans la gestion des tâches liées à votre activité.

Par ailleurs, plusieurs catégories d’outils peuvent être intégrés au logiciel de gestion de   projet Monday. Autrement dit, vous pouvez intégrer à votre outil des tableurs, des CRM et plusieurs autres variétés d’outils numériques. Voici une liste exhaustive des outils/logiciels qui peuvent être intégrés avec votre outil Work OS. Nous avons entre autres des programmes adaptés :

• à la finance ;
• à la communication ;
• au support client ;
• au marketing et à l’e-commerce ;
• au développement web ou de logiciel ;
• ou encore aux CRM.

Ainsi, Monday se présente comme une plateforme vous permettant d’exploiter plusieurs outils sans avoir à passer d’un programme à l’autre tout le temps, car tout est en un.

Communiquer depuis un seul espace de travail

Vous le savez sûrement déjà : la communication entre les collaborateurs est un facteur essentiel pour mener à bien un projet. Justement, grâce à ces nombreuses fonctionnalités de votre outil collaboratif, voici une astuce Monday qui aide de nombreuses entreprises à fluidifier leur communication.

Pour éviter d’être toujours à la recherche de discussion de mails entre différents départements, nous vous conseillons de centraliser vos mails pour assurer une communication transparente entre les différentes parties prenantes de votre projet.

Toujours pour fluidifier votre communication, nous vous recommandons également d’intégrer à Monday, des outils de communication comme Outlook, Gmail ou Slack. En connectant ces outils à votre espace de travail Work OS, vous transformez vos e-mails ou messages en des éléments d’actions.

Cette astuce met en valeur une fonctionnalité importante de Monday. Elle est indispensable, car elle vous permet d’envoyer et de recevoir des e-mails directement depuis votre compte Monday. Cela peut simplifier ainsi la communication et la collaboration dans l’exécution des tâches de vos projets.

Personnalisation et adaptation aux besoins de vos équipes

Monday offre une grande flexibilité pour personnaliser et adapter l’outil à tous les besoins de votre projet. Prenez le temps de configurer les colonnes, les étiquettes, les automatisations et les intégrations. Vous verrez automatiquement votre flux de travail et vos processus internes. Une personnalisation minutieuse permettra à votre équipe de travailler de manière plus fluide et ordonnée.

De plus, cette astuce Monday permettra à vos équipes de gagner du temps dans l’exécution des tâches liées à votre projet et de rester plus réactives. De plus, la personnalisation de votre espace de travail de vous offre un autre avantage : celui de booster la productivité et l’efficacité de vos équipes, ce qui aboutit généralement à la réalisation d’un projet efficace et performant.

Formation et familiarisation des membres ou collaborateurs

Pour jouir des nombreux avantages de Monday, nous vous recommandons de familiariser vos collaborateurs ou collègues à l’utilisation de cette plateforme intuitive. Même si l’exploitation de programme ne nécessite pas d’avoir des compétences spécifiques, formez vos collègues à l’utilisation de ce logiciel.

Pour le faire, vous pouvez organiser des sessions de formations pour leur montrer comment exploiter les fonctionnalités de votre outil collaboratif. Cette astuce Monday peut vous offrir de nombreux avantages. En plus de décupler la productivité de vos équipes, opter pour ce choix stratégique peut aider vos équipes à exécuter plus rapidement les tâches en accord avec votre projet.

Maintenance régulière et mise à jour des informations  

Pour garantir une utilisation optimale de Monday, il est important de maintenir régulièrement les informations à jour. Cela concerne la mise à jour du statut des tâches, la modification des échéances si nécessaire et la communication des changements importants à toute l’équipe.

De plus, encouragez les membres de l’équipe à utiliser Monday de manière cohérente et à suivre les bonnes pratiques établies. Cela contribuera à maintenir l’efficacité et la clarté au sein du projet.

En somme, Monday est un outil collaboratif adapté pour la gestion des projets. Grâce à ces nombreuses fonctionnalités, il vous offre la possibilité de planifier, de suivre et d’optimiser les tâches liées à l’exécution de vos projets. De plus, il optimise la communication entre vos collaborateurs, ce qui décuple leur efficacité et leur vélocité.

Toutefois, malgré le fait qu’il soit très intuitif, l’utilisation de Monday pour la gestion globale d’un projet complexe demande certaines compétences. Si vous ne les avez pas et n’avez pas le temps de les apprendre, vous pouvez faire appel à des prestataires externes comme Neoshore. En effet, notre agence digitale est réputée dans l’externalisation IT et la mise à disposition de personnel qualifié pour l’utilisation des outils collaboratifs. Ainsi, nous mettons à votre disposition un personnel qualifié pour la gestion globale de vos outils collaboratifs pour la gestion de vos différents projets. Même si vous avez besoin de personnel pour l’exécution de projets complexes, nos équipes dédiées peuvent vous aider à atteindre vos objectifs en un temps record.