Externalisation à haut risque ? Les risques courants à connaître
Pour maximiser la réussite de votre projet d’externalisation, vous devez savoir gérer les risques liés à ce processus. Mais quels sont ces risques. Cet article vous parle des risques courants en externalisation et comment les gérer.
Qu’est-ce que l’externalisation en résumé ?
Avant de parler des risques courants en externalisation, vous devez comprendre ce que signifie l’externalisation, en particulier dans le contexte informatique. Vous devez également savoir quels en sont les avantages.
Qu’est-ce que l’externalisation informatique ?
L’externalisation informatique, ou IT outsourcing, est une pratique qui consiste à déléguer certaines fonctions ou opérations informatiques à des tiers ou à des fournisseurs de services externes. Ces tâches comprennent plusieurs aspects comme le développement logiciel, la maintenance et le support technique, le cloud computing, l’hébergement de sites Web, etc.
Ces dernières années, l’externalisation est devenue très populaire. En effet, elle aide les entreprises à se concentrer sur leurs compétences clés. Elle leur permet de bénéficier de l’expertise et des ressources technologiques avancées.
Quels sont les avantages de l’externalisation ?
Plusieurs PME et startups optent pour l’externalisation informatique, car elle offre de nombreux avantages. En voici quelques-uns :
Coût-efficacité : L’externalisation réduit les coûts opérationnels. L’entreprise qui externalise n’a pas besoin d’investir dans des infrastructures coûteuses ou de recruter et de former du personnel interne.
Accès à l’expertise : Les fournisseurs d’externalisation disposent d’une expertise spécialisée dans le domaine. Ils connaissent les dernières tendances et technologies.
Concentration sur les compétences clés : L’externalisation permet aux entreprises de se concentrer sur leurs compétences clés et leur cœur de métier. Les tâches informatiques seront confiées à des experts.
Flexibilité et Évolutivité : grâce à l’externalisation, les entreprises pourront adapter leurs services informatiques en fonction du changement de leur besoin.
Bon à savoir : pour bénéficier des avantages de l’externalisation, vous devez impérativement choisir le bon fournisseur d’externalisation.
Quels sont les risques associés à l’externalisation ?
Avant de prendre des décisions concernant l’externalisation de vos services informatiques, vous devez connaître les risques liés à ce processus. Ces risques sont généralement liés à la confidentialité et à la sécurité, à la qualité du service ou à la dépendance envers le fournisseur.
Les risques liés à la confidentialité et à la sécurité des données
L’un des principaux risques liés à l’externalisation concerne la confidentialité des données et la sécurité. En externalisant, vous confiez des informations sensibles à un fournisseur tiers. Ce qui augmente le risque de violation de données ou d’accès non autorisé. Alors, pour éviter ces problèmes, assurez-vous que le fournisseur choisi a mis en place des mesures de sécurité appropriées pour garantir la protection de vos données.
| Risques | Conséquences |
| Violation de données | Perte de confiance des clients, amendes réglementaires |
| Accès non autorisé | Vol d’informations, perturbation des opérations |
Les risques liés à la qualité de service
Le niveau de service offert par le fournisseur est aussi un autre risque important. Un fournisseur incapable de fournir un service de haute qualité impactera vos opérations et votre réputation. Alors, faites très attention.
| Risques | Conséquences |
| Service de mauvaise qualité | Insatisfaction des clients, perte d’affaires |
| Interruptions de service | Temps d’arrêt, perte de productivité |
Quels sont les risques liés à une dépendance excessive envers le fournisseur ?
L’externalisation peut entraîner une dépendance envers le fournisseur. Si le fournisseur cesse ses opérations ou si vous devez résilier votre contrat d’externalisation, cela peut perturber vos opérations. Cette situation peut même entraîner des coûts supplémentaires.
| Risques | Conséquences |
| Dépendance excessive | Difficulté à changer de fournisseur, coûts de transition élevés |
| Rupture du contrat | Perturbations opérationnelles, coûts de résiliation du contrat |
Bref, savoir gérer ces risques est très important pour une externalisation efficace. Vous devez les évaluer attentivement et mettre en place des mesures pour les atténuer.
Comment gérer les risques de l’externalisation ?
La gestion des risques est l’une des étapes à ne pas négliger durant le processus d’externalisation. Pour garantir une bonne gestion, vous devez mettre en place des stratégies solides qui visent à protéger vos données et assurer la qualité des services. Il faut également que vous ayez une bonne relation avec votre fournisseur.
Utiliser des mesures de protection des données
Pour garantir la protection de vos données, mettez en place des mesures de sécurité robustes comme :
- le cryptage des données
- l’utilisation de pare-feu
- la mise en place de protocoles de sécurité stricts
- la réalisation régulière d’audits de sécurité
Aussi, ayez un plan de récupération des données en cas de perte ou de violation de données. Ce plan doit inclure des procédures à suivre pour récupérer les données perdues, pour informer toutes les parties concernées de la violation et pour prendre des mesures pour prévenir les violations futures.
Assurer la qualité de service
La qualité de service est très importante, car elle impacte directement votre activité.
Pour assurer la qualité de service, mettez en place des mesures pour surveiller et évaluer la performance du fournisseur. Les indicateurs de performance clés (KPI) peuvent vous aider dans cette démarche. Aussi, organisez des réunions régulières avec le fournisseur pour discuter des progrès et résoudre les problèmes. Et pour assurer le respect des normes de qualité, ne négligez pas le contrat d’externalisation. Ce document doit préciser tous les éléments clés liés au service : les attentes du service, les délais, les responsabilités du fournisseur et les sanctions en cas de non-respect.
La gestion de la relation avec le fournisseur
Pour gérer les risques plus facilement, maintenez une communication ouverte et transparente avec votre fournisseur. La communication permet de s’assurer que toutes les parties sont sur la même longueur d’onde.
Pour une communication efficace, organisez des réunions. Ces réunions vous permettent de discuter des progrès, de résoudre les problèmes et d’adapter les services selon vos besoins. Aussi, surveillez la performance du fournisseur et prenez des mesures correctives si nécessaire. Dans certains cas, il peut être nécessaire de mettre fin à un contrat d’externalisation si le fournisseur ne respecte pas ses engagements ou si les besoins de l’entreprise changent.
Quelles sont les questions fréquemment posées ?
Les risques en externalisation sont parfois une source de préoccupation pour de nombreuses entreprises. Pour répondre à toutes les préoccupations, voici la réponse aux questions souvent posées.
Comment minimiser les risques en externalisation ?
Pour minimiser les risques en externalisation, vous pouvez adopter plusieurs stratégies.
D’abord, évaluez correctement vos besoins d’externalisation avant de commencer. Cette évaluation comprend trois étapes dont :
- la compréhension de vos objectifs
- l’identification des domaines que vous souhaitez externaliser
- la détermination des compétences et ressources nécessaires.
Ensuite, choisissez un bon fournisseur en prenant en compte leur expertise, leur réputation et leur compatibilité avec votre entreprise.
Enfin, assurez-vous d’avoir un contrat d’externalisation clair et détaillé. Ce contrat doit couvrir tous les aspects importants, dont les attentes de service, les mesures de performance et les protocoles de sécurité des données.
Quels sont les signes d’une externalisation à risque ?
Plusieurs signes peuvent indiquer que votre projet d’externalisation est à risque dont :
- une baisse de la qualité de service
- des retards fréquents
- des problèmes de communication
- des problèmes de sécurité des données
Pour détecter ces risques, surveillez régulièrement la performance de votre fournisseur et mesurer le succès de votre projet d’externalisation. Si vous constatez que des problèmes ne sont pas résolus malgré vos efforts, il peut être temps de reconsidérer votre relation d’externalisation.
Quand faut-il envisager de mettre fin à une relation d’externalisation ?
Avant de mettre fin à une relation d’externalisation, évaluez soigneusement la performance du fournisseur et l’impact de l’externalisation sur votre entreprise. Si vous remarquez que le fournisseur ne respecte pas les niveaux de service convenus, s’il y a des problèmes de sécurité persistants, ou si l’externalisation n’apporte pas les avantages attendus, il peut être temps de revoir la relation.
Dans tous les cas, notez que la fin d’un contrat d’externalisation doit être gérée avec soin. Cela permet de minimiser les interruptions de service et de garantir une transition en douceur.
