Externalisation Informatique : Libérez votre entreprise du poids des tâches techniques

Pour libérer votre PME des tâches techniques et gagner en efficacité, optez pour l’externalisation informatique. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Dans cet article, découvrez ce qu’est l’externalisation informatique.

Comment comprendre l’externalisation informatique ?

Pour comprendre comment et pourquoi l’externalisation informatique est adoptée par les entreprises d’aujourd’hui, il faut connaître ce que ce terme signifie. 

Qu’est-ce que l’externalisation informatique ?

Également appelée out-sourcing IT, l’externalisation informatique consiste à déléguer ses opérations et fonctions informatiques à un fournisseur de services tiers. Ces opérations et fonctions informatiques concernent différents aspects. Ils incluent : 

• la gestion des infrastructures informatiques
• le support technique
• le développement de logiciels
• la cybersécurité
• le support de base de données

Quelle est l’importance de l’externalisation informatique ?

L’externalisation informatique occupe une place importante dans le paysage commercial actuel. Mais pourquoi les entreprises externalisent-elles ?

Premièrement, en déléguant les tâches informatiques complexes à des experts, l’entreprise pourra mieux se concentrer sur ses activités principales. Ainsi, elle pourra augmenter sa productivité et son efficacité, tout en réduisant les coûts.

Ensuite, en optant pour l’externalisation informatique, vous pouvez bénéficier de l’expertise d’un professionnel. Vous pouvez aussi accéder à des technologies de pointe, qui ne sont pas toujours disponibles en interne. Grâce à cette démarche, l’entreprise restera compétitive. Elle sera considérée comme innovante dans un monde de plus en plus numérique. 

Quels sont les avantages de l’externalisation informatique ?

L’externalisation informatique consiste à confier certaines tâches techniques à des prestataires externes. Elle présente des avantages liés à la gestion des ressources, à l’accès à l’expertise et aux technologies avancées ainsi qu’à une réduction des coûts. Zoom sur ces avantages !

Gestion efficace des ressources

En externalisant vos processus informatiques, votre entreprise pourra se concentrer sur son activité principale. En effet, lorsque vous déléguez vos tâches techniques à des experts, vous aurez plus de temps pour réaliser d’autres missions. Déléguer ces tâches libèrent vos ressources internes en les affectant à des activités plus stratégiques. De plus, l’externalisation informatique améliore également votre productivité et votre efficacité opérationnelle. Elle a un impact sur vos employés.

Accès à l’expertise et aux technologies avancées

L’externalisation informatique occupe une place importante dans la transformation numérique de votre entreprise. Elle vous permet d’accéder à une expertise spécialisée et à des technologies avancées. Les prestataires d’externalisation informatique ont des compétences techniques solides dans le domaine pour mener à bien leur mission. Ils disposent d’une grande expérience dans la gestion de divers problèmes informatiques. De plus, ils sont à jour sur les dernières tendances et technologies pour faire en sorte que votre entreprise reste compétitive. 

Réduction des coûts

En confiant votre processus informatique à une entreprise experte, vous réduisez les coûts. L’externalisation informatique vous fait réaliser des économies liées au coût de main-d’œuvre, de formation, d’équipement et de maintenance. 

Cependant, avant de se décider, il est toujours préférable de faire une étude en prenant en compte les coûts cachés de l’externalisation. Ces coûts cachés concernent généralement les coûts de gestion des contrats et de coordination avec le prestataire. 

Quel est le processus de l’externalisation informatique ?

Vous avez l’intention d’opter pour une externalisation informatique ? Comme tout autre processus d’entreprise, l’externalisation nécessite une planification et une gestion stratégiques. Mais comment s’y prendre ? Voici les étapes à suivre. 

Étape 1 : Évaluer les besoins de votre entreprise

Avant de se lancer dans l’externalisation informatique, vous devez évaluer les besoins de votre entreprise. Pour cela, il faut que vous analysiez vos opérations informatiques actuelles en prenant en compte les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces. Cette analyse est très importante, car elle vous permet de faire un point sur les aspects que vous souhaitez externaliser et les objectifs à atteindre.

Pour évaluer les besoins de votre entreprise, la meilleure solution consiste à faire appel à un expert dans le domaine ou à une entreprise de conseil. Sinon, l’utilisation des outils et des logiciels d’analyse peut également vous aider à obtenir une image plus précise de votre situation actuelle. 

Étape 2 : sélectionner le partenaire d’externalisation

Avez-vous terminé d’évaluer vos besoins ? Maintenant, il est temps de chercher son partenaire. 

Lorsque vous sélectionnez votre partenaire d’externalisation, ne vous précipitez pas pour collaborer avec le premier venu. Il faudra se renseigner sur l’entreprise choisie en vérifiant ses références, en évaluant son expérience dans le domaine et son expertise, en analysant ses tarifs et ses conditions. Pour un bon résultat et une bonne collaboration, il est préférable de choisir un partenaire qui possède l’expertise nécessaire. Il faut également se tourner vers un prestataire réputé, qui peut répondre à tous vos besoins. 

Pour vous aider à vous décider, n’hésitez pas à consulter les avis de ses clients précédents. Ces avis vous donnent un aperçu de la qualité des services qu’il peut vous offrir.

Étape 3 : gestion du processus d’externalisation

Vous avez trouvé une bonne entreprise d’externalisation ? Maintenant, il ne reste plus qu’à gérer le processus d’externalisation lui-même. La gestion du processus d’externalisation implique plusieurs démarches dont : la supervision des activités d’externalisation, la gestion de la relation avec le fournisseur et le suivi des progrès et des résultats.

Pour mesurer l’efficacité de l’externalisation et mettre en place un système de rapport et de communication efficace avec votre fournisseur, établissez des indicateurs de performances clés ou KPI. Aussi, prévoyez des revues périodiques afin d’évaluer les performances du fournisseur. D’ailleurs, des revues périodiques vous permettent également d’apporter des ajustements sur les méthodes adoptées si cela est nécessaire. 

Quels sont les risques et défis liés à l’externalisation informatique ?

Même si l’externalisation informatique offre de nombreux bénéfices, sachez qu’elle présente aussi certains risques et défis. Voici plus de détails sur les risques et les défis liés à l’externalisation informatique !

Gestion des risques de sécurité

La sécurité est un élément à ne pas négliger lorsque vous externalisez vos processus informatiques. Lorsque vous confiez vos données et vos systèmes à un partenaire externe, vous devez toujours vous assurer que votre partenaire puisse les protéger contre les menaces potentielles de manière efficace. Cette protection implique la mise en place de mesures de sécurité robustes ainsi que la gestion proactive des risques de sécurité.

Dans tous les cas, pour éviter ce problème de sécurité, collaborez avec un prestataire qui dispose de politiques et de pratiques de sécurité solides. Assurez-vous qu’il puisse démontrer son engagement à maintenir la confidentialité et l’intégrité de vos données. Veillez à ce qu’il comprenne ses responsabilités. D’ailleurs, ces éléments doivent être mentionnés dans le contrat. 

Assurer la qualité des services

Lorsque vous externalisez vos processus informatiques, assurez-vous que le prestataire choisi puisse maintenir la qualité des services fournis. Pour ce faire, vous devez effectuer un suivi et une évaluation réguliers. Il faut également que vous communiquiez ouvertement sur les éventuels problèmes et préoccupations. 

Bon à savoir : comme mentionné un peu plus haut, pour évaluer l’efficacité de la démarche d’externalisation, établir des indicateurs de performance clés (KPI) est conseillé. Ces KPI sont liés aux objectifs commerciaux de votre entreprise. Ils doivent être revus et ajustés pour rester pertinents et utiles.

Maintenir le contrôle sur les processus externalisés

Le maintien du contrôle sur les processus externalisés est un autre défi à ne pas négliger. En externalisant, cela ne signifie pas que vous perdez le contrôle de vos systèmes et de vos données. Au contraire, vous devez toujours être impliqué dans la gestion et la supervision des travaux externalisés, car cela concerne votre entreprise. Alors, comment contrôler les processus externalisés ?

Pour contrôler les processus externalisés, travaillez en étroite collaboration avec le partenaire d’externalisation. Assurez-vous de comprendre leurs processus et leurs méthodes. Suivez leur méthode et assurez-vous qu’ils répondent à vos normes et à vos attentes. D’ailleurs, pour un suivi optimal, mettez en place des procédures comme des rapports réguliers, des réunions de suivi ou des audits de performance par exemple.

Comment réussir l’externalisation informatique ?

Réussir l’externalisation informatique nécessite une approche réfléchie et bien planifiée. Pour garantir le succès de votre projet, voici quelques conseils efficaces !

Établir des objectifs clairs

Pour commencer sur de bonnes bases, définissez des objectifs clairs et mesurables pour votre projet d’externalisation en répondant à la question : “Quels sont les résultats que vous espérez obtenir de l’externalisation ?”  Il peut s’agir d’une réduction des coûts, d’un accès à des compétences spécialisées, d’une amélioration de l’efficacité opérationnelle, etc. Une fois les objectifs définis, assurez-vous que toutes les parties concernées puissent les comprendre. 

Communication efficace avec le partenaire

Pour garantir le succès de votre projet, communiquez ouvertement avec votre partenaire. Des canaux de communication doivent être définis dès le début du processus. Parmi ces canaux, vous pouvez par exemple organiser des réunions régulières, utiliser des rapports d’étape, et bien d’autres encore. Cela est très important pour assurer que toutes les parties se trouvent sur la même longueur d’onde.

Suivi et évaluation continus

Lorsque le processus d’externalisation est en place, surveillez régulièrement les performances. Évaluez les résultats pour voir si l’objectif est atteint. Cette dernière étape implique la mise en place de systèmes de suivi des performances, l’analyse des rapports d’étape, et l’évaluation régulière des objectifs pour s’assurer que l’externalisation informatique répond à vos attentes.