Externalisation informatique : définition et 05 étapes essentielles pour réussir

Réussir l’externalisation d’un service informatique représente une tâche parfois complexe pour de nombreuses organisations à travers le monde. La raison de cet état de choses étant que l’externalisation dépasse largement la simple délégation de tâches techniques : elle englobe la planification minutieuse, la gestion des risques, la sélection rigoureuse des partenaires, et la mise en place de processus efficaces pour assurer une transition fluide et une collaboration fructueuse à long terme. 

Ainsi, pour bénéficier pleinement des avantages stratégiques de l’externalisation informatique pour un projet IT (la réduction des coûts, l’accès à une expertise spécialisée, et la possibilité de se concentrer sur les activités principales de l’entreprise), il convient de respecter des étapes. En effet, les étapes clés pour réussir cette externalisation varient en fonction des besoins spécifiques de chaque organisation, mais elles partagent des principes fondamentaux. Et ce sont ces étapes que vous allez découvrir dans la suite de votre lecture !

Externalisation informatique : définitions complètes et notions connexes

Naturellement, avant de découvrir les principes fondamentaux sur lesquels vous devez vous appuyer pour réussir votre externalisation, il faut déjà savoir clairement ce que c’est. La majeure partie des personnes font des amalgames avec d’autres thématiques pas égales ou ne comprennent pas vraiment en quoi consiste l’outsourcing ou externalisation IT. Faisons la lumière sur tout ceci ! 

Externalisation informatique, définition opérationnelle et stratégique

L’externalisation informatique, ou outsourcing IT, est une démarche par laquelle une entreprise confie à un prestataire externe la gestion, la maintenance ou le développement partiel ou total de son système d’information. Ce transfert vise à optimiser les ressources, réduire les coûts et accéder à une expertise spécialisée, tout en permettant à l’entreprise de se recentrer sur son cœur de métier.

Dimension juridique de l’externalisation IT

D’un point de vue juridique, l’externalisation de solutions informatiques repose sur un contrat entre le donneur d’ordre et le prestataire. Ce dernier, qui s’engage à respecter des niveaux de service précis (SLA) et des obligations légales, notamment en matière de protection des données personnelles et de confidentialité. 

Contrairement à la sous-traitance, où un prestataire confie une partie de ses obligations à un autre sous-traitant, l’externalisation est un engagement direct entre client et fournisseur.

L’infogérance, une forme spécifique d’externalisation informatique

L’infogérance désigne un type d’externalisation où le prestataire prend en charge la gestion complète ou partielle de l’exploitation et de l’administration du système informatique, incluant souvent la maintenance, la sécurité, et le support utilisateur. Elle se distingue par un périmètre opérationnel précis et un pilotage continu, fondé sur des indicateurs de performance (KPI).

Différences entre externalisation, sous-traitance et infogérance

✅ La sous-traitance est une opération triangulaire où un prestataire délègue à un autre la réalisation de services pour le client final. 

✅ L’externalisation implique un lien contractuel direct client-prestataire. 

✅ L’infogérance, quant à elle, est une forme d’externalisation centrée sur la gestion opérationnelle du SI, souvent sur une base longue durée et avec des engagements techniques stricts.

Les services couverts par l’externalisation informatique

L’externalisation recouvre des domaines variés tels que : 

• le développement d’applications, 
• la gestion des infrastructures (serveurs, réseaux, cloud), 
• la cybersécurité, 
• le support aux utilisateurs, ou encore 
• le traitement des données. 

Ces services sont adaptés selon les besoins et la taille de l’entreprise.

Pourquoi externaliser, au-delà de la réduction des coûts ?

Outre l’aspect économique, l’externalisation permet de libérer les équipes internes des tâches répétitives, d’accéder à des technologies avancées, d’améliorer la flexibilité organisationnelle et de renforcer la capacité d’innovation et de réactivité. Le coût de l’externalisation informatique n’est clairement donc pas son seul, ni même principal atout, même s’il en reste un !

Passons donc à présent aux étapes cardinales pour tirer l’intégralité des atouts possibles, d’une procédure d’outsourcing pour une solution informatique. 

1. La phase d’évaluation approfondie des besoins et des objectifs de l’entreprise

La phase d’évaluation approfondie des besoins et des objectifs de l’entreprise est déterminante avant d’externaliser un service informatique. Mais pourquoi est-ce si important de bien comprendre ces besoins ? Parce que chaque entreprise a des besoins uniques !

D’abord, pour bien évaluer, il faut se poser les bonnes questions. Qu’est-ce que l’entreprise veut accomplir avec cette externalisation ? Réduire les coûts ? Améliorer la qualité du service ? Ou peut-être les deux à la fois ? Suspense !

Ensuite, il faut regarder à l’intérieur de l’entreprise. Quels sont les processus qui pourraient être améliorés ou simplifiés par l’externalisation ? Où est-ce que ça coince actuellement ? Ces questions aident à cibler exactement ce qu’il faut externaliser et pourquoi.

Mais attention ! Il faut aussi penser à l’avenir. Quels sont les objectifs à long terme de l’entreprise ? Comment l’externalisation peut-elle soutenir ces objectifs ? Ces réflexions permettent de voir si l’externalisation s’inscrit dans une stratégie globale.

Et bien sûr, il faut impliquer toutes les parties prenantes. Les utilisateurs finaux, les managers, les départements concernés… Tout le monde doit être entendu ! Chaque voix compte pour bien comprendre les besoins réels et éviter les surprises désagréables.

Ainsi, voyez-vous, l’évaluation approfondie des besoins et des objectifs de l’entreprise avant d’externaliser un service informatique est comme la fondation d’une maison. Si elle est solide, tout le reste tiendra bien en place. C’est pourquoi prendre le temps de bien faire cette étape est essentiel pour garantir le succès de l’externalisation !

2. La phase de sélection du prestataire

Passons à la phase de sélection du prestataire pour l’externalisation d’un service informatique. Cette étape est critique car choisir le bon prestataire peut faire toute la différence entre le succès et les problèmes à venir. Mais par où commencer dans ce dédale de choix potentiels ?

Vous devez au commencement définir clairement quels critères sont les plus importants pour l’entreprise. Est-ce la compétence technique ? La réputation sur le marché ? La capacité à répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise ? Suspense !

Ensuite, il est temps de dresser une liste de prestataires potentiels. Mais comment savoir qui est vraiment capable de répondre aux attentes ? C’est là que la recherche approfondie entre en jeu. Regarder les références, vérifier les avis d’autres clients, et évaluer les expériences passées peuvent donner des indications cruciales.

Mais ce n’est pas tout ! Il faut aussi prendre en compte des aspects pratiques comme la localisation géographique du prestataire. Proche ou loin ? Tout dépend des besoins spécifiques et des exigences de l’entreprise. Et puis, il y a aussi la question des coûts. Combien ça va coûter et est-ce que ça rentre dans le budget prévu ? Un aspect crucial à ne pas négliger !

Une fois la liste réduite aux candidats les plus prometteurs, il est temps de passer à l’étape des entretiens et des démonstrations. Rencontrer les prestataires en personne (ou virtuellement) permet de mieux comprendre leur culture d’entreprise, leur approche du service client, et surtout, leur compréhension des besoins spécifiques de l’entreprise.

Enfin, prendre une décision éclairée basée sur toutes ces informations est essentiel. Mais avant de signer quoi que ce soit, il est sage de négocier les termes du contrat avec soin. Clarifier les attentes mutuelles, établir des clauses de sortie claires en cas de besoin, et s’assurer que toutes les parties sont sur la même longueur d’onde sont des étapes essentielles pour une externalisation réussie.

3. La phase de planification détaillée

Maintenant que vous avez sélectionné votre prestataire, il est temps de mettre en place les bases solides pour une transition fluide et réussie. Comment pouvez-vous assurer que tout se déroule sans accroc ? Voici quelques étapes essentielles à considérer.

Vous devez établir un plan de transition clair et détaillé. Quelles sont les étapes spécifiques que vous devez franchir avant de passer le relais au prestataire externe ? Définissez les responsabilités et les délais pour chaque étape afin de maintenir une progression cohérente.

Ensuite, pensez aux ressources nécessaires. Avez-vous besoin de former votre équipe interne pour travailler avec le prestataire ? Assurez-vous que tout le monde comprend bien son rôle dans le processus de transition et au-delà. La clarté ici est essentielle !

N’oubliez pas non plus les aspects techniques. Assurez-vous que tous les systèmes et logiciels nécessaires sont prêts à être transférés. Des tests rigoureux sont recommandés pour éviter les interruptions de service une fois que l’externalisation est en place.

Et que dire de la gestion des risques ? Identifiez les principaux risques potentiels et élaborez des plans d’atténuation. Qu’il s’agisse de problèmes de sécurité informatique, de différences culturelles avec le prestataire, ou d’autres défis possibles, une préparation adéquate vous aidera à gérer ces situations avec confiance.

Enfin, maintenez une communication ouverte et régulière avec votre prestataire. Des réunions fréquentes pour évaluer les progrès et ajuster les stratégies au besoin sont essentielles pour maintenir une collaboration efficace et résoudre rapidement les problèmes éventuels.

4. La phase de gestion efficace de la relation avec le prestataire

Pour réussir dans l’externalisation informatique, la gestion de la relation avec votre prestataire n’est pas à négliger !

Comment bien démarrer ? Démarrez par établir une communication ouverte et claire. Assurez-vous que tout le monde comprend bien ses rôles et responsabilités. Construisez une relation de confiance en rencontrant régulièrement votre prestataire et en comprenant leur culture d’entreprise.

Mais ce n’est pas tout ! Vous devez aussi surveiller de près les performances. Comment ? Utilisez des indicateurs pour évaluer la qualité des services rendus et la satisfaction des utilisateurs finaux. Organisez des revues régulières pour discuter des résultats et identifier les points à améliorer.

N’oubliez pas de gérer les risques et les changements ! Anticipez les défis potentiels et adaptez vos stratégies en conséquence pour maintenir une performance optimale.

5. La phase d’évaluation périodique des résultats et d’ajustement des stratégies

Maintenant, comment évaluer et ajuster vos stratégies d’externalisation IT ? C’est simple ! Commencez par analyser les performances de votre prestataire. Utilisez des KPI pour mesurer les résultats par rapport à vos objectifs. Puis, révisez vos SLA régulièrement ! Assurez-vous qu’ils répondent toujours aux besoins changeants de votre entreprise et ajustez-les si nécessaire.

Mais ce n’est pas tout ! Cherchez toujours des opportunités d’amélioration. Où pouvez-vous faire mieux ? Identifiez les domaines où des ajustements sont nécessaires, que ce soit dans les processus, les technologies utilisées ou la répartition des ressources.

Révisez ensuite vos objectifs et priorités stratégiques en fonction des résultats. Communiquez et collaborez avec votre prestataire tout au long du processus pour assurer une exécution efficace de ces ajustements.

En suivant ces étapes simples et en restant proactif dans la gestion de votre relation et de vos stratégies d’externalisation IT, vous pouvez maximiser les avantages de cette pratique tout en minimisant les risques potentiels.

FAQ

1. Quels outils numériques facilitent le suivi d’un projet d’externalisation IT ?

Des plateformes comme Jira, Trello ou Asana assurent transparence, collaboration et suivi en temps réel.

2. Comment gérer les différences culturelles avec un prestataire offshore ?

Favorisez des échanges réguliers, la formation interculturelle et une communication claire pour éviter malentendus.

3. Quelle est la meilleure façon de protéger la propriété intellectuelle lors d’une externalisation ?

Incluez des clauses de confidentialité strictes et utilisez des contrats solides adaptés aux spécificités IT.

4. Peut-on externaliser la gestion des licences logicielles ?

Oui, certains prestataires prennent en charge l’acquisition, le suivi et la conformité des licences.

5. Comment anticiper l’impact de l’externalisation sur la motivation des équipes internes ?

Impliquez vos collaborateurs, communiquez ouvertement et valorisez leur rôle dans le nouveau modèle.

6. Quels sont les risques liés à la dépendance excessive à un prestataire unique ?

Un risque majeur est la perte de contrôle et la difficulté à changer rapidement de fournisseur si besoin.

7. Peut-on intégrer une démarche DevOps avec une équipe externalisée ?

Oui, à condition d’adopter des outils collaboratifs et de définir clairement les responsabilités et processus.

8. Comment gérer les différences de fuseaux horaires avec un prestataire international ?

Planifiez des plages horaires communes pour les réunions clés et privilégiez des communications asynchrones.

9. Quelles garanties demander pour assurer la continuité de service en cas de défaillance du prestataire ?

Des clauses de SLA précises, un plan de reprise d’activité et des audits réguliers.

10. L’externalisation informatique peut-elle influencer la transformation digitale globale de l’entreprise ?

Absolument, en apportant flexibilité, innovation et accès à des technologies avancées souvent inaccessibles en interne.

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• La sous-traitance informatique : les points de distinction avec l’externalisation informatique
• Qu’est-ce qu’une société informatique en offshore dans le cadre de l’externalisation ?