La face cachée des contrats d’externalisation : Les coûts à prendre en compte 

Vous prévoyez d’externaliser vos services informatiques ? Avant de se lancer, vous devez comprendre la face cachée des contrats d’externalisation. Pour vous aider, cet article vous parle des coûts liés à l’externalisation informatique.

Après avoir lu ce texte, il sera plus facile pour vous de les anticiper et de les gérer.

Les essentiels à savoir à propos de l’externalisation informatique

Avant de parler des différents coûts liés à l’externalisation, faisons un petit rappel sur ce qu’est une externalisation informatique et ses avantages.

Externalisation informatique : quèsaco ?

Actuellement, de nombreuses entreprises décident d’externaliser leurs services informatiques. L’externalisation informatique consiste à déléguer une partie ou l’ensemble des activités informatiques d’une organisation à un prestataire externe spécialisé.

Ces activités englobent divers services tels que le développement de logiciels, la gestion des systèmes d’information, le support technique, l’hébergement de données, et bien d’autres. 

Quels sont les avantages et les inconvénients de l’externalisation informatique ?

Comme toute stratégie d’affaires, l’externalisation informatique présente à la fois des avantages et des inconvénients.

D’abord, elle permet de réduire vos coûts et vous donne accès à des compétences et technologies de pointe. Elle offre plus de flexibilité et vous donne plus de temps pour se concentrer sur les activités principales de l’entreprise.

Quant aux inconvénients, lorsque vous externalisez, vous risquez d’être confronté à des problèmes de communication. Vous devez également dépendre de vos fournisseurs. Étant donné que vous ne contrôlez pas directement vos processus informatiques, vous n’aurez pas accès à tous les services externalisés. Parfois, des frais imprévus peuvent aussi s’ajouter au coût total de l’externalisation. 

Alors, pour une externalisation réussie, vous devez évaluer attentivement ces avantages et inconvénients. 

Découvrez quels sont les coûts de l’externalisation informatique ?

L’externalisation informatique a un prix. Elle entraîne des dépenses qu’il faut maîtriser. Ces dépenses sont généralement classées en deux catégories principales dont les coûts directs et les coûts indirects.

Les coûts directs

Les coûts directs sont les dépenses attribuables à l’externalisation. Ils comprennent les frais de service facturés par le fournisseur d’externalisation. Ces frais sont basés sur un tarif horaire ou un forfait mensuel. Parfois, la tarification est basée sur la consommation.

Les coûts directs incluent également les dépenses associées à l’achat ou à la location de matériel, à l’acquisition de logiciels et à la mise en place de systèmes de sécurité informatique. Il est essentiel de bien appréhender et anticiper ces coûts directs afin d’établir un budget réaliste pour votre projet d’externalisation.

Les coûts indirects

Les coûts indirects, comme son nom l’indique, sont des dépenses qui ne sont pas  directement attribuées au processus. En revanche, ils sont liés au processus.

Les coûts indirects englobent plusieurs aspects dont : 

• le temps et les ressources nécessaires pour gérer le contrat d’externalisation
• la formation du personnel interne travaillant avec le fournisseur d’externalisation
• les coûts liés à la résolution de problèmes ou de conflits, susceptibles de survenir au cours de la relation d’externalisation
• les pertes de productivité ou les interruptions de service pendant la phase de transition vers le fournisseur d’externalisations
• les coûts liés à la gestion des risques associés à l’externalisation (les problèmes de sécurité des données ou de conformité réglementaire)

Alors, avant de planifier votre projet d’externalisation informatique, vous devez absolument prendre en compte ces coûts directs et indirects. En les comprenant, il sera plus facile pour vous d’établir un budget réaliste, de gérer les attentes et de maximiser le retour sur investissement.

Coûts d’Externalisation	Coûts Directs	Coûts Indirects
Frais de service	X
Achat de matériel	X
Acquisition de logiciels	X
Mise en œuvre de la sécurité	X
Gestion du contrat		X
Formation du personnel		X
Résolution de problèmes		X
Gestion des risques		X

Bon à savoir : des coûts imprévus peuvent se manifester si vous ne maîtrisez pas vos dépenses. 

Trouvez quels sont les coûts cachés de l’externalisation ?

La majorité des entreprises misent sur l’externalisation car elle permet de réduire les coûts. Cependant, avant de se lancer, il faut toujours être conscient de l’existence de coûts imprévus liés à ce processus. Ces coûts peuvent s’accumuler rapidement si vous n’êtes pas vigilant. Mais quels sont ces coûts ? 

Coûts liés à la transition

La transition vers un prestataire externe engendre des coûts importants. Ces coûts correspondent au transfert de personnel, à la formation, à l’installation de nouveaux systèmes et à la mise en place de nouvelles procédures. 

Coûts de Transition	Estimation
Transfert de personnel	€€€
Formation	€€
Installation de nouveaux systèmes	€€€
Mise en place de nouvelles procédures	€€

Coûts liés à la gestion du contrat

La gestion d’un contrat d’externalisation peut également entraîner des coûts cachés. Ces coûts correspondent aux dépenses liées à l’audit du prestataire, à la résolution de problèmes de qualité et à la négociation de modifications contractuelles.

Ils sont souvent sous-estimés lors de l’évaluation initiale des coûts d’externalisation.

Coûts de Gestion du Contrat	Estimation
Audit du prestataire	€€
Gestion des problèmes de qualité	€€€
Négociation de modifications contractuelles	€€

Coûts liés aux risques

Les coûts liés aux risques, comme son nom l’indique, sont des coûts associés aux risques liés à l’externalisation. Ces risques peuvent comprendre la dépendance à l’égard du prestataire, la perte de compétences internes et le risque de non-conformité réglementaire.

Même s’ils sont difficiles à quantifier, vous devez absolument les prendre en compte lors de l’évaluation du coût total de l’externalisation.

Risques liés à l’Externalisation	Estimation
Dépendance à l’égard du prestataire	€€€
Perte de compétences internes	€€€
Risque de non-conformité réglementaire	€€€

Bref, comprendre et anticiper ces coûts additionnels est très important pour mieux maîtriser vos dépenses et d’optimiser les avantages de votre démarche d’externalisation. 

Comment prévoir et gérer les coûts cachés ?

Lorsque vous externalisez, la gestion des coûts additionnels est très importante. Elle nécessite une attention particulière. Mais comment prévoir et gérer ces coûts cachés ?

Évaluation des coûts avant l’externalisation

Avant de procéder à l’externalisation, revoyez un à un les coûts associés à cette démarche. Cela englobe non seulement les coûts directs, mais aussi les coûts indirects et dissimulés. Parmi ces coûts, on retrouve des éléments tels que les frais de transition, les coûts de gestion du contrat, ainsi que les coûts associés aux risques.

Pour une parfaite maîtrise des coûts, effectuez une analyse approfondie afin d’identifier l’ensemble de ces coûts. Pour mener à bien cette  démarche, vous pouvez consulter un expert dans le domaine.

Vous pouvez également examiner les contrats d’externalisation antérieurs ou faire des recherches sur les coûts associés à l’externalisation informatique.

Suivi et contrôle des coûts pendant l’externalisation

Lorsque le processus d’externalisation a commencé, vous devez suivre et contrôler les coûts. Ce suivi peut se faire en mettant en place des systèmes pour suivre les dépenses et en effectuant des vérifications régulières.

Une autre façon efficace est de négocier des accords avec le fournisseur pour obtenir plus de transparence sur les coûts. Cela pourrait inclure des dispositions pour des rapports réguliers sur les coûts et avoir la possibilité de faire des vérifications indépendantes.

Il est aussi recommandé de surveiller de près la qualité du service. Des services non conformes aux attentes peuvent entraîner des coûts supplémentaires pour l’entreprise.

Bref, anticiper et contrôler les coûts additionnels est nécessaire pour réussir l’externalisation informatique. En évaluant, en suivant, et en contrôlant ces coûts, vous pouvez maximiser les avantages de l’externalisation tout en minimisant les risques financiers. 

Comment éviter les pièges de l’externalisation ?

Même si l’externalisation offre de nombreux avantages, n’oubliez jamais qu’elle comporte des risques. Pour les éviter, voici les précautions à prendre.

Choisir le bon partenaire d’externalisation

Pour éviter les risques liés à l’externalisation, choisissez le bon partenaire d’externalisation. Vous devez collaborer avec un fournisseur qui comprend vos besoins et qui peut offrir des services de qualité adaptés à ces besoins.

Aussi, vérifiez la réputation du fournisseur, examinez ses références et étudiez ses cas de réussite. Un bon partenaire doit également être flexible. Il doit être capable de s’adapter aux évolutions dans votre entreprise. 

Mettre en place des accords de niveau de service (SLA)

Les accords de niveau de service (SLA) sont des contrats qui définissent les attentes en termes de performance et de qualité de service. Ils permettent de garantir que le fournisseur d’externalisation respecte ses engagements et offre un service de qualité.

Les SLA doivent être clairs, précis et détaillés, couvrant des aspects tels que la disponibilité du service, les temps de réponse, les procédures de résolution des problèmes et les sanctions en cas de non-respect des normes de service. 

Mettre en place une stratégie de sortie

Pour limiter les risques, mettez en place une stratégie de sortie dès le début du processus d’externalisation. Cette stratégie doit définir comment l’entreprise récupérera les services informatiques si le contrat d’externalisation prend fin ou si le fournisseur ne répond plus aux attentes.

Une stratégie de sortie bien planifiée peut contribuer à minimiser les perturbations. Elle assure une transition fluide vers un nouveau fournisseur ou le rapatriement des services en interne.