Qu’est-ce qu’une prestation en régie ?

La prestation en régie est l’une des nombreuses options que les entreprises qui font recours à l’externalisation IT peuvent choisir pour atteindre leurs objectifs. Malheureusement, ce concept est encore très mal interprété par de nombreuses personnes qui ne savent pas réellement ce qu’il signifie. C’est la même chose quand il s’agit de savoir où trouver les meilleurs profils de développeurs front end sans engager en interne. 

Vous vous demandez sûrement ce que c’est que la prestation en régie et si cette option de l’externalisation peut vous convenir pour la gestion de vos projets informatiques. C’est exactement ce que nous allons vous présenter à travers cet article. Vous y découvrirez la définition de concept, les avantages et les inconvénients ainsi que les précautions à prendre pour optimiser votre collaboration avec des prestataires IT en régie. 

Clarification du concept de “prestation en régie”

Avec l’ampleur qu’a prise l’externalisation IT ces dernières années, le terme “prestation en régie” revient le plus souvent et surtout est employé par toutes catégories de personnes. Comment définir la prestation en régie ? 

Définition de la prestation en régie et principe de fonctionnement

La “prestation en régie” est une option offerte par l’externalisation des tâches informatiques. Elle consiste à facturer les prestations d’un consultant externe en fonction du temps passé par ce dernier. Ainsi, la prestation en régie, encore appelée assistance technique, signifie l’exécution d’une tâche par un consultant externe ou un freelance au sein d’une équipe.

La particularité de la prestation en régie réside dans le fait que le client qui fait recours à cette méthode paye une expertise par jour de travail effectué. Autrement dit, le consultant ou développeur externe est généralement payé au TJM (Taux Journalier Moyen). Toutefois, vous devez retenir à l’esprit que le TJM n’est pas un montant fixe. Il peut varier en fonction de l’expérience, des compétences du prestataire et de la complexité de la tâche à réaliser.

Par ailleurs, la prestation en régie est un mode qui repose sur la mise à disposition de moyens plutôt qu’un engagement de résultats. Dans ce cas précis, le prestataire s’évertue à mobiliser les ressources nécessaires (compétences, temps) pour aider son client à atteindre ses différents objectifs. La prestation en régie se démarque de l’externalisation au forfait qui demande une obligation de résultat, un périmètre défini et un prix fixe.

Les acteurs concernés et les secteurs qui l’utilisent le plus

Côté acteurs, on retrouve d’un côté les entreprises clientes, souvent des DSI ou des directions métiers, qui cherchent à externaliser une partie de leurs projets IT. De l’autre, les sociétés de services numériques (ESN), les agences spécialisées ou encore les consultants indépendants qui proposent leur expertise sur des missions définies dans le temps.

Ce modèle profite aussi bien aux grandes entreprises qu’aux PME. Les premières y trouvent une manière d’adapter leurs effectifs à la charge de travail. Les secondes bénéficient d’un accès à des compétences pointues sans alourdir leur structure.

Le modèle de la prestation en régie est très plébiscité dans les secteurs à forte intensité technologique où les besoins peuvent rapidement évoluer. Ainsi, les secteurs les plus concernés par la prestation en régie sont l’informatique, le développement logiciel, la cybersécurité, la data ou les Intelligences Artificielles. En somme, la régie permet à chaque organisation d’ajuster ses ressources au rythme de ses projets.

Atouts et inconvénients de la prestation en régie

La prestation en régie ou assistance technique présente aux entreprises ou particuliers qui y font recours de nombreux avantages. Mais avant de bénéficier de ces nombreux atouts, vous devez prendre certaines précautions pour éviter les défis liés au choix du développement en régie informatique.

Quels sont les avantages d’une collaboration en régie informatique ?

La prestation en régie ou régie informatique offre de nombreux avantages aux entreprises. En effet, l’assistance technique leur permet de rapidement entrer en contact avec des experts dont ils ont besoin pour la réalisation d’une tâche informatique sans passer par la case recrutement qui peut être onéreuse en matière de coûts. Autrement dit, elle aide les entreprises à avoir accès à un important vivier de talents. 

Et ce n’est pas tout ! La prestation en régie vous offre une énorme flexibilité. En réalité, en optant pour ce mode, vous pouvez facilement engager des acteurs dotés de compétences spécifiques (devOps, expert en cybersécurité, lead développeur, etc.) pour des missions ponctuelles ou même des projets à long terme.

Par ailleurs, la prestation en régie vous offre un important avantage en matière de coûts :  elle vous permet de réduire les nombreuses dépenses liées au recrutement et à la gestion des équipes internes (salaires, primes, congés, formation, etc.). Dans le même temps, elle vous permet de diminuer les coûts liés à la maintenance et à l’administration des systèmes informatiques.

Vous l’aurez sûrement compris, la prestation en régie ou assistance technique présente de nombreux avantages. Mais pour bénéficier de ces atouts, vous devez prendre des précautions pour éviter les défis qui peuvent découler de ce type de collaboration.

Quels sont les défis liés au choix du développement en régie ?

Dans quasiment tous les secteurs, le bien et le mal vont de pair. Ainsi, lorsque l’on parle souvent d’avantages, on ne doit pas oublier pour autant les inconvénients. Et le développement en régie ne fait pas exception à cette règle.

En fait, la prestation en régie a la particularité d’être une collaboration à distance. Les barrières linguistiques ou le décalage horaire peuvent donc entraver la bonne communication entre les équipes externes et externes.

De plus, les coûts de tarifications peuvent devenir onéreux ou dépasser le budget fixé au préalable si la mission dure plus longtemps. Cela est dû au fait que le prestataire est payé en fonction de la durée de travail et non du résultat final.

En outre, déléguer toutes les missions liées en rapport à l’exécution d’un projet IT peut entraîner des risques de dépendance vis-à-vis du prestataire externe. Par ailleurs, un manque de clarté dans les objectifs peut aussi entraîner des frustrations ou des conflits entre les différentes parties prenantes.

Pour éviter ces nombreuses déconvenues et jouir des avantages de l’externalisation en régie, NeoShore vous propose de prendre certaines précautions pour optimiser votre collaboration avec les prestataires externes. Découvrez ces astuces ! 

Les étapes à suivre pour optimiser une collaboration avec des prestataires en régie informatiques

Certaines astuces peuvent vous aider à dépasser les inconvénients d’une prestation en régie. Vous vous demandez sûrement quelles sont ces astuces qui peuvent vous aider à optimiser votre développement en régie. C’est ce que vous allez découvrir à travers cette section.

Choisir un bon partenaire externalisé

Pour profiter des nombreux avantages qui peuvent découler d’une collaboration en régie, nous vous conseillons de faire le meilleur choix de prestataire externe. Le meilleur choix, c’est un profil expérimenté et doté des compétences requises pour exécuter les missions en rapport avec votre projet IT.

C’est l’une des raisons pour lesquelles vous devez faire des recherches sur les compétences et les projets sur lesquels votre prestataire a déjà travaillé. Cela vous permettra de juger la pertinence de votre choix. Vous pouvez également demander à voir un portfolio ou contacter des anciens clients de ce prestataire pour avoir leurs impressions.

En outre, nous vous conseillons de faire votre choix en fonction de la politique de communication et de la gestion de projet de votre prestataire. En réalité, une bonne prestation en régie se base sur ces deux critères, car ils permettent d’optimiser la collaboration entre les équipes internes et externes. 

Opter pour l’utilisation des outils collaboratifs

Pour plus de fluidité avec les prestataires externes, nous vous conseillons d’opter pour l’utilisation des outils dits collaboratifs. Ce sont des programmes ou logiciels qui peuvent vous aider à travailler avec plusieurs équipes à la fois. Ce qui fait la particularité de ces outils, c’est qu’ils peuvent être aussi utilisés pour suivre l’exécution des tâches effectuées par les équipes externes.

Il existe plusieurs types d’outils collaboratifs qui sont utilisés pour divers objectifs. Les plus connus dans le cas des prestations sont ceux de : 

• La communication : Slack, Discord, Microsoft Teams ;
• La gestion et le suivi de tâches : Asana, Trello, Monday ;
• La revue de code : Github et Azure DevOps ;
• Le codage groupé : AWS Cloud9 ou Codeanywhere.

Pour éviter des futures déconvenues, nous vous recommandons d’insérer l’utilisation de ces outils collaboratifs dans votre contrat en régie informatique.

Contrat en régie informatique : une option aux multiples bénéfices

Plusieurs personnes se trompent à propos de ce que c’est que le contrat en régie informatique. En effet, le contrat en régie informatique se démarque de la prestation en régie informatique. Dans ce cas, qu’est-ce qu’un contrat en régie informatique ou un contrat d’assistance technique ? 

Qu’est-ce que c’est et quels sont ces avantages ?

Contrairement à l’opinion publique, le contrat en régie ne doit pas être confondu avec la prestation en régie informatique. En effet, le contrat en régie est un document juridique et contractuel. C’est ce document qui fixe les conditions, les clauses, ainsi que les obligations entre le client et le prestataire externe.

Ce document vous offre une panoplie de bénéfices. Tout d’abord, il apporte une grande flexibilité aux entreprises qui opte pour le développement de leurs solutions informatiques grâce à la prestation en régie. Le contrat en régie permet d’adapter la charge de travail et la durée de la mission selon la nature et les besoins du projet.

Il offre également une transparence dans les tâches que doivent effectuer les prestataires externes. En effet, un contrat en régie, bien rédigé, est et peut servir de support technique fiable en cas de soucis ou de malentendus. Dans le même temps, il sert à anticiper et à résoudre certains problèmes techniques avant qu’ils ne prennent de l’ampleur.

En résumé, le contrat en régie n’est pas seulement un cadre administratif : c’est un outil stratégique pour piloter les missions IT en toute flexibilité, sécuriser la relation, et assurer la bonne exécution des prestations.

Quels sont les pièges d’un contrat en régie et comment les éviter ?

Un premier risque du contrat en régie tient à des clauses trop vagues. Si le périmètre des missions, la durée ou les responsabilités ne sont pas clairement écrits, les interprétations peuvent diverger. Pour éviter cela, nous vous recommandons d’ajouter une fiche de mission annexée au contrat : tâches attendues, livrables intermédiaires, critères d’acceptation. Inscrivez aussi la durée estimée et les modalités de renouvellement ou d’ajustement.

La facturation et le suivi du temps constituent un deuxième écueil. Sans règles précises, le client peut contester des heures, et le prestataire se sentir lésé. Prévoyez dans le contrat le TJM, la périodicité de facturation, l’obligation de reporting et les outils acceptés de time-tracking. Vous pouvez également ajouter une clause de validation mensuelle des temps et un processus de résolution des litiges liés aux heures facturées.

La propriété intellectuelle, la confidentialité et la continuité opérationnelle sont des zones sensibles du contrat lorsque l’on opte pour la prestation en régie. En l’absence de clauses claires, vous vous exposez à des risques sur les livrables, le code ou les données.

Intégrez des dispositions précises : propriété des développements, conditions de cession, obligations de confidentialité et plan de transfert de compétences en fin de mission. Ces éléments protègent à la fois le client et le prestataire.

Enfin, la gouvernance et les conditions de sortie sont souvent négligées. Un contrat sans procédure de pilotage, d’escalade ou de résiliation peut bloquer le projet en cas de conflit. Définissez les instances de pilotage (rôle du chef de projet client), la fréquence des revues, les indicateurs de performance, ainsi que les conditions et préavis de résiliation. Prévoyez des modalités de passation pour garantir la continuité si la mission s’arrête.

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