Gagnez en efficacité : les meilleures stratégies pour renégocier un contrat d’externalisation

Face à un environnement en perpétuelle évolution, renégocier son contrat d’externalisation est inévitable. Mais comment renégocier un contrat d’externalisation avec efficacité et maintenir une relation saine ? Plus de détails dans cet article ! 

Comment comprendre l’externalisation avant de renégocier son contrat ?

Pour renégocier un contrat d’externalisation efficacement, vous devez comprendre ce qu’est l’externalisation et pourquoi elle est choisie par de nombreuses PME et startups.

Qu’est-ce que l’externalisation ?

L’externalisation, ou outsourcing, est une pratique commerciale qui consiste à confier certaines tâches ou fonctions d’une entreprise à un fournisseur externe spécialisé. Ces fonctions peuvent inclure l’informatique, la comptabilité, le service client, le marketing, et bien d’autres. 

L’externalisation est une pratique avantageuse. Elle permet aux entreprises de se concentrer sur leurs compétences principales, tout en bénéficiant de l’expertise et de l’efficacité de fournisseurs spécialisés. 

Pourquoi les PME et les Startups optent pour l’externalisation ?

Actuellement, plusieurs PME et startups optent pour l’externalisation pour plusieurs raisons.

Premièrement, l’externalisation permet d’accéder à une expertise et à des ressources que l’entreprise ne dispose pas en interne. Cela est très utile pour les startups qui ont besoin de compétences spécialisées, mais qui n’ont pas la capacité d’embaucher des employés à temps plein pour occuper ces rôles.

Deuxièmement, l’externalisation permet de faire des économies de coûts. En externalisant certaines fonctions, les entreprises évitent les coûts liés à l’embauche et à la formation de nouveaux employés. Elles évitent également les coûts opérationnels liés à la réalisation de ces tâches en interne.

Enfin, l’externalisation permet aux PME et aux startups de se concentrer sur leurs activités principales. En effet, les tâches non essentielles seront confiées à des fournisseurs externes. Ainsi, l’entreprise pourra augmenter son efficacité et se développer plus rapidement.

Toutefois, notez que l’externalisation comporte des défis. Il peut parfois être difficile de gérer les relations avec les fournisseurs. Pour relever ces défis, la renégociation des contrats d’externalisation est un excellent moyen. Elle permet d’améliorer la valeur obtenue de l’externalisation. 

Comment renégocier un contrat d’externalisation ?

Pour s’assurer que les services fournis correspondent réellement aux besoins de l’entreprise, vous pouvez renégocier votre contrat d’externalisation. Voici ce que vous devez savoir à propos de cette démarche. 

Quand renégocier son contrat d’externalisation ?

Il n’y a pas de moment précis pour renégocier un contrat d’externalisation. Vous pouvez décider d’entamer les procédures de négociation en fonction de l’évolution de vos besoins, des performances du fournisseur et des conditions du marché. Mais vous pouvez également envisager de renégocier votre contrat d’externalisation si l’un des cas suivants se présente : 

• Si la fin de la période de contrat actuelle approche c’est-à-dire avant son renouvellement.
• Si les besoins de l’entreprise ont changé 
• Si le fournisseur n’est pas en mesure de livrer les services conformément aux accords de niveau de service (SLA). Ici, vous devez donc évaluer la performance des fournisseurs.
• Si le coût des services fournis dépasse la valeur qu’ils apportent à l’entreprise.

Dans tous les cas, n’oubliez pas que chaque situation est unique. Alors, pour déterminer le meilleur moment pour renégocier, il est conseillé de faire des analyses et des études.

Quels sont les avantages de la renégociation d’un contrat d’externalisation ?

Renégocier un contrat d’externalisation offre plusieurs avantages dont :

• L’alignement des services avec les besoins actuels de l’entreprise : les besoins de l’entreprise peuvent changer avec le temps. La renégociation permet de s’assurer que les services fournis correspondent toujours aux besoins actuels.
• L’amélioration des performances du fournisseur : la renégociation peut être l’occasion de discuter des problèmes de performance. Elle permet d’établir de nouveaux objectifs de performance.
• La réduction des coûts : la renégociation permet de réduire les coûts si après la négociation l’entreprise peut bénéficier d’un tarif moins élevé. Certains fournisseurs peuvent également offrir des remises pour garantir la continuation du contrat.
• L’amélioration des relations avec le fournisseur : la renégociation renforce la relation entre l’entreprise et le fournisseur. Elle montre une volonté de travailler ensemble pour trouver des solutions mutuellement bénéfiques. D’ailleurs, vous pouvez consulter notre article sur Construire une relation de confiance avec un fournisseur pour bien gérer votre relation avec votre fournisseur.

Quelles sont les stratégies efficaces pour bien renégocier son contrat ?

Pour une renégociation réussie, vous devez bien planifier vos démarches. Mais comment ? Voici deux stratégies à adopter absolument.

Évaluer vos besoins actuels

Avant d’entrer en négociation, vous devez évaluer vos besoins actuels. Pour avoir une idée claire sur vos besoins actuels, évaluez vos exigences opérationnelles, vos problèmes actuels et vos objectifs à long terme. Cette évaluation peut concerner différents éléments comme la qualité du service, le coût, la flexibilité, l’adaptabilité et l’innovation.

Par exemple, vous pouvez réaliser une analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces) pour identifier les domaines d’amélioration possibles. Ainsi, il sera plus facile pour vous d’établir un plan de négociation solide et de discuter efficacement avec votre fournisseur.

Analyser les performances du fournisseur

Avant de renégocier, vous devez également analyser les performances de votre fournisseur. Ainsi, examinez sa capacité à respecter les engagements du contrat initial. Faites un point sur sa fiabilité, sa réactivité et la qualité de son travail.

Pour évaluer les performances du fournisseur, nous vous conseillons d’utiliser des indicateurs clés de performance (KPI) et des accords de niveau de service (SLA). Aussi, prenez en compte les commentaires et les retours des utilisateurs internes.

Indicateur	Analyse
Respect des SLA	Le fournisseur respecte-t-il les accords de niveau de service ?
Fiabilité	Le fournisseur est-il fiable et disponible pour résoudre les problèmes ?
Qualité du travail	Le travail fourni est-il de bonne qualité et répond-il à vos attentes ?
Innovation	Le fournisseur propose-t-il des solutions innovantes pour améliorer vos opérations ?

Quels sont nos conseils pour réussir une renégociation ?

Pour renégocier votre contrat d’externalisation, préparez votre démarche. Pour vous aider, voici comment approcher votre fournisseur, présenter vos arguments et parvenir à un accord mutuellement bénéfique.

Comment approcher votre fournisseur ?

Pour renégocier un contrat, vous devez absolument approcher votre fournisseur. L’approche doit être respectueuse, ouverte et transparente. 

Pour approcher votre fournisseur, planifiez une réunion formelle. Durant cette réunion, discutez de vos préoccupations et de vos objectifs. Il faut éviter les surprises et assurer que le fournisseur est bien informé de votre intention de renégocier le contrat. 

Comment présenter vos arguments ?

Pour présenter vos arguments, basez-vous sur des faits et des données. Démontrez pourquoi la renégociation est nécessaire et comment elle peut profiter à toutes les parties concernées. Pour mener à bien cette démarche, appuyez-vous sur des rapports de performance, des commentaires de clients ou encore des indicateurs clés de performance (KPI). Aussi, rappelez l’importance des SLA (Service Level Agreements) dans l’externalisation. 

Comment arriver à un accord mutuellement bénéfique ?

Le but de la renégociation est de parvenir à un accord qui profite à la fois à votre entreprise et au fournisseur. Alors, lorsque vous négociez votre contrat, faites preuve de flexibilité. Recherchez des solutions qui répondent aux besoins de toutes les parties. 

Pour cette démarche, il peut être utile d’inclure des clauses qui offrent une certaine flexibilité en cas de changements futurs. Aussi, prévoyez un mécanisme de résolution de conflits pour gérer les problèmes qui pourraient survenir à l’avenir. 

Bref, pour renégocier votre contrat d’externalisation, ne négligez jamais la préparation et la communication. Aussi, recherchez des solutions gagnant-gagnant. Grâce à une approche respectueuse et ouverte, il sera plus facile pour vous de renforcer votre relation avec le fournisseur et d’atteindre vos objectifs d’externalisation.

Comment gérer les relations post-négociation ?

Avez-vous réussi à négocier votre contrat d’externalisation ? Maintenant, il faut que vous gériez vos relations avec le fournisseur sans oublier d’évaluer de temps en temps les performances post-renégociation.

Comment maintenir une bonne relation avec le fournisseur ?

Pour une collaboration réussie, vous devez garder une relation saine avec votre fournisseur. Mais comment ? Adoptez une approche basée sur le partenariat et la collaboration plutôt que sur la confrontation. La transparence dans les relations fournisseur-client est très importante tout comme la gestion proactive des problèmes et des conflits.

Pour favoriser un environnement de travail positif et productif, vous devez également investir dans la culture organisationnelle et la gestion des fournisseurs. Enfin, n’oubliez pas de renforcer l’engagement des fournisseurs pour une collaboration à long terme.

Comment suivre et évaluer les performances post-renégociation ?

Pour s’assurer que les nouvelles conditions du contrat sont respectées, vous devez suivre et évaluer les performances post-renégociation. Pour cela, utilisez des indicateurs de performance clés (KPIs) reflétant les objectifs et les attentes de votre entreprise. Aussi, établissez un SLA (Service Level Agreements) pour définir les normes de performance attendues. Enfin, le rôle de la gouvernance dans la gestion des fournisseurs ne doit pas être négligé pour une supervision efficace.