Externalisation prospère : déchiffrer les rôles et les responsabilités
Pour une collaboration efficace, les deux parties doivent connaître leurs rôles et leurs responsabilités. Ce texte vous parle des rôles et des responsabilités de l’entreprise et du fournisseur dans un projet d’externalisation.
Rappel sur ce qu’est une externalisation
L’externalisation est un concept de plus en plus adopté. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Pourquoi les entreprises la choisissent ?
Quelle est la définition de l’externalisation
L’externalisation est une pratique d’affaires où une entreprise confie certaines de ses fonctions à des tiers ou à des fournisseurs de services externes. Ces fonctions se déclinent en différents types. Il peut s’agir d’une simple tâche de routine, comme la comptabilité, le service à la clientèle, ou d’une mission axée dans des domaines plus spécialisés tels que le marketing, les ressources humaines ou l’informatique.
L’externalisation varie selon la nature des services externalisés. Les entreprises peuvent choisir d’externaliser une partie ou la totalité de leurs processus, en fonction de leur besoin. Elles peuvent par exemple opter pour l’infrastructure as a service (iaas), l’externalisation partielle ou totale.
Pourquoi les entreprises choisissent d’externaliser ?
Les entreprises choisissent d’externaliser pour plusieurs raisons.
L’une des principales raisons est l’efficacité opérationnelle. En effet, en externalisant, l’entreprise pourra se concentrer sur ses compétences. Ainsi, elle pourra améliorer la qualité du travail, réduire ses coûts et gérer son temps.
L’externalisation est également très appréciée, car elle offre une grande flexibilité. Les entreprises peuvent adapter leurs services d’externalisation en fonction de leurs besoins changeants. Ainsi, elles resteront agiles et compétitives dans un environnement commercial qui ne cesse d’évoluer.
Enfin, en externalisant, les entreprises peuvent accéder à des compétences et à des technologies avancées. Elles ne sont pas obligées dans leur développement interne. C’est le cas de l’externalisation informatique par exemple. En externalisant leurs services informatiques, l’entreprise bénéficie des dernières technologies. Elle aura à sa disposition les meilleurs talents sans supporter le coût total de leur acquisition.
Dans tous les cas, sachez que même si l’externalisation offre une multitude d’avantages pour les entreprises, elle peut présenter des défis. Pour limiter ces défis et obtenir des résultats satisfaisants, vous devez être conscientes de vos rôles et vos responsabilités.
Les rôles et responsabilités de l’entreprise dans un projet d’externalisation
Pour un projet d’externalisation réussi, les deux parties doivent comprendre leurs rôles et leurs responsabilités. Plus d’infos !
Les rôles et les responsabilités de l’entreprise cliente
Le client, qu’il s’agisse d’une PME ou d’une startup, doit définir clairement ses attentes et ses objectifs. Il doit déterminer les tâches à externaliser, effectuer des suivis grâce à des indicateurs de performance clés (KPI) et mettre en place un calendrier de projet. Ces informations doivent être communiquées clairement au prestataire.
Le client doit également :
- Choisir le bon prestataire selon ses propres besoins
- Fournir toutes les informations nécessaires dont le prestataire a besoin pour exécuter les tâches
- Fournir des retours d’information constructifs pour améliorer la qualité du service
- Payer le prestataire au bon moment
Le rôle et les responsabilités du prestataire de services
Le prestataire s’occupe de livrer les services conformément aux attentes du client. Il doit réaliser les tâches définies dans le contrat, communiquer régulièrement avec son client et adopter des mesures spécifiques pour assurer la qualité du service.
Le prestataire doit également :
- Comprendre les objectifs du client et proposer des solutions adaptées
- Disposer de l’expertise et des ressources nécessaires pour mener à bien les tâches qui lui seront confiés
- Respecter les délais et le budget définis
- Assurer la confidentialité et la sécurité des informations du client
- Proposer des améliorations et des innovations pour améliorer son service
Bref, la réussite d’un projet d’externalisation est basée sur une collaboration efficace entre le client et le prestataire de services. Si les deux parties comprennent très bien leurs rôles et leurs responsabilités, les objectifs seront facilement atteints.
Quels sont les différents types d’externalisation ?
Lorsque vous décidez d’externaliser vos services d’entreprises, la première chose à faire est de choisir le type d’externalisation qui vous convient. Pour vous aider à faire un bon choix, parlons de l’externalisation offshore, l’externalisation nearshore et l’externalisation onshore.
L’externalisation Offshore
L’externalisation offshore consiste à sous-traiter ses services à des entreprises basées dans des pays éloignés. Elle est très prisée, car elle permet de réduire les coûts grâce aux différences de taux de salaire. Toutefois, les différences de langue et de culture, ainsi que les problématiques de fuseaux horaires peuvent parfois causer des problèmes. Voilà pourquoi, il est important de mettre en place une gestion efficace des rôles et responsabilités dans un projet d’externalisation.
L’externalisation nearshore
L’externalisation nearshore consiste à travailler avec des prestataires de services situés dans des pays géographiquement proches. Elle facilite la communication et la collaboration, tout en faisant des économies de coûts. Les entreprises choisissent cette solution pour bénéficier d’une meilleure synchronisation horaire avec leurs partenaires. Ainsi, la coordination des tâches et la résolution des problèmes seront facilement gérées.
L’externalisation onshore
L’externalisation onshore ou domestique consiste à sous-traiter des services à une entreprise située dans le même pays. Même si elle est la plus coûteuse, elle permet à l’entreprise de faciliter la communication et la collaboration avec son partenaire. De plus, elle minimise les problèmes culturels et linguistiques, et assure une meilleure conformité avec les réglementations locales.
Voici un tableau comparatif des trois types d’externalisation :
| Type d’Externalisation | Avantages | Défis |
| Offshore | Coût réduit, Accès à une large gamme de talents | Différences culturelles et linguistiques, Fuseaux horaires |
| Nearshore | Coût réduit, Similitudes culturelles, Fuseaux horaires compatibles | Potentiellement moins de choix de fournisseurs |
| Onshore | Communication facile, Conformité réglementaire, Similitudes culturelles | Coût plus élevé |
Pour choisir le type d’externalisation qui vous convient le mieux, plusieurs critères doivent être pris en compte. Votre choix se fait en fonction de vos objectifs, de votre budget et des spécificités du projet.
Comment gérer ses projets d’externalisation ?
Pour gérer un projet d’externalisation, la communication, le suivi de projet et la gestion des risques sont des points à ne pas négliger. Ils assurent le bon déroulement de votre projet. Ils vous aident à atteindre les objectifs fixés.
La communication
Pour bien gérer votre projet d’externalisation, établissez une communication claire et régulière avec votre prestataire. La communication permet d’assurer une compréhension commune des objectifs du projet, des attentes et des responsabilités de chacun.
Pour mener à bien la communication, utilisez des canaux de communication efficaces. Organiser des réunions régulières pour faire le point sur l’avancement du projet. Discuter des problèmes éventuels. Ainsi, il sera plus facile de prévenir les malentendus, de résoudre rapidement les problèmes et de faciliter la collaboration entre toutes les parties impliquées.
Le suivi du projet
Le suivi de projet est aussi très important pour réussir son projet d’externalisation. Ainsi, surveillez régulièrement l’avancement du projet pour s’assurer qu’il reste sur la bonne voie et qu’il respecte les délais et le budget prévus. Cette démarche implique le suivi des livrables, la vérification de la qualité du travail, la gestion des modifications du projet et la vérification de la satisfaction du client. En effectuant un suivi, vous pouvez identifier et résoudre rapidement les problèmes.
La gestion des risques
Pour éviter les problèmes, il faut savoir gérer les risques. Mais comment ? Identifiez les risques qui pourraient affecter le projet avant qu’ils ne se présentent. Évaluez leur impact potentiel et mettez en place des stratégies pour les atténuer.
Pour info, les risques liés à l’externalisation varient selon la nature du projet, le type d’externalisation (par exemple, externalisation offshore) et d’autres facteurs.
Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour une externalisation réussie ?
Pour réussir votre projet d’externalisation, voici les bonnes pratiques à adopter.
Établissez des objectifs clairs
Pour réussir votre projet d’externalisation, élaborez des objectifs clairs et mesurables. Ces objectifs doivent aligner les attentes des deux parties et définir les résultats souhaités. Ils doivent également être réalistes, spécifiques, mesurables, atteignables et limités dans le temps. C’est ce que nous appelons SMART.
Choisissez le bon partenaire
Le choix du partenaire est une autre étape à ne pas prendre à la légère. Le bon partenaire comprendra vos objectifs, partagera vos valeurs et possédera les compétences nécessaires pour mener à bien le projet. Pour faire votre choix, effectuez une évaluation approfondie des capacités potentielles du fournisseur et vérifiez les références. Ici, vous devez considérer certains aspects tels que l’expertise technique du fournisseur, sa réputation sur le marché, la qualité de son service client, ses capacités d’innovation et son engagement envers la satisfaction du client.
Assurez une transition en douceur
Pour minimiser les interruptions de service et garantir la continuité des opérations, assurer une transition douce. Cette démarche implique une planification minutieuse, une communication ouverte et une gestion efficace des risques. Parfois, vous devez également établir un plan de transition détaillé qui décrit les étapes spécifiques du processus, y compris la formation des employés, le transfert des connaissances et la gestion des changements. Bref, les deux parties doivent travailler en étroite collaboration pour identifier et résoudre les problèmes avant qu’ils ne deviennent des obstacles.
